Časté otázky k polské firmě a účetnictví

Pro firmy v Polsku s českým majitelem: především polské společnosti s ručením omezeným (sp. z o.o.) a pobočky českých mateřských firem. Nejčastěji spolupracujeme s malými a středními podniky ze služeb, obchodu i e-commerce (do 50 zaměstnanců a obratu 10 milionů eur) a se startupy, pro které založení sp. z o.o. kompletně zajistíme. Českým subjektům, které v Polsku potřebují pouze registraci k DPH, vyřídíme veškeré formality. Zázemí i kapacity máme připravené také pro větší společnosti.

Česky. Veškeré konzultace, videohovory, e-⁠maily i pravidelné měsíční přehledy s částkami daní a odvodů ZUS vedeme v češtině. S polskými úřady (finanční úřad, ZUS) naopak jednáme za vás plně v polštině. Když vaší firmě přijde úřední dopis nebo výzva, srozumitelně vám vysvětlíme obsah a připravíme potřebnou odpověď. Jazyky našeho týmu jsou čeština, polština a ruština.

Při běžném provozu nikoliv. Doklady nám posíláte elektronicky, schůzky vedeme online a před úřady vás zastupujeme na základě oficiální plné moci. Pokud se s námi chcete potkat osobně, rádi vás přivítáme v naší kanceláři v Bielsku-Białej.

• Kontakt a cesta do kanceláře

Vše probíhá pohodlně online. Faktury a podklady nahráváte průběžně do zabezpečeného cloudového úložiště. Vystavené i přijaté faktury z polského národního systému elektronických faktur (KSeF) si po udělení oprávnění stahujeme přímo.

Ano. Převzaté účetní knihy a podklady nejprve podrobíme vstupní kontrole. Pokud narazíme na nesrovnalosti z minulých období, přesně navrhneme rozsah nutných oprav a předem vám sdělíme pevnou cenu za jejich narovnání i podání opravných přiznání na polské úřady. Běžné měsíční účetnictví pak navážeme plynule bez přerušení chodu vaší firmy.

Za vedení podvojného účetnictví platíte transparentní měsíční paušál podle počtu účetních položek, za mzdovou agendu částku za každého zaměstnance, dohodáře či jednatele. Vedení účetnictví začíná na 1 300 PLN měsíčně bez DPH (základní balíček do 50 účetních položek), zpracování mezd na 130 PLN měsíčně za osobu. Přesnou kalkulaci na míru pro vaši firmu připravíme do 48 hodin.

Za správnost zaúčtování a škodu způsobenou naší chybou neseme plnou smluvní odpovědnost. Naše kancelář má ze zákona sjednané profesní pojištění odpovědnosti. Pokud by došlo k pochybení na naší straně (např. vyměřené úroky z prodlení či penále), vzniklou újmu kryje naše pojišťovna; nad zákonné minimum máme sjednané dobrovolné pojištění s limitem 2 500 000 PLN. Samotný doplatek daně či pojistného však vždy hradí firma, protože daňová povinnost ze zákona náleží poplatníkovi.

• Kdo odpovídá za naši práci

JPK_V7M (Jednolity Plik Kontrolny) je povinné měsíční elektronické hlášení, které polský plátce DPH odesílá finančnímu úřadu. Spojuje v sobě daňové přiznání k DPH a detailní kontrolní evidenci všech vystavených i přijatých faktur, jde o polskou obdobu českého přiznání k DPH a kontrolního hlášení v jednom souboru.

Podává se i hradí vždy do 25. dne následujícího měsíce (např. za leden do 25. února). Na základě plné moci UPL-⁠1 odesíláme toto hlášení přímo za vaši společnost.

Ano. Faktury v polském národním systému elektronických faktur (KSeF) přijímají polské firmy od 1. února 2026 a od 1. dubna 2026 v něm musí faktury i povinně vystavovat. Až do konce roku 2026 smí vystavovat faktury mimo systém KSeF pouze firma, jejíž takto fakturovaný prodej nepřesáhne 10 000 PLN měsíčně včetně DPH, a dále faktury vystavené z registrační pokladny.

Nemusíte se však obávat administrativních ani technických komplikací. V rámci zahájení spolupráce vám nastavíme potřebná oprávnění a přístupy a přijaté faktury si z KSeF stahujeme přímo do účetnictví za vás.

Povinná registrace k polské DPH vzniká až po překročení ročního limitu obratu 240 000 PLN. Pokud firma zahájí činnost v průběhu roku, limit se poměrně přepočítává podle počtu dní od prvního prodeje do konce kalendářního roku.

Příklad: Pokud firma uskuteční první prodej 1. července (zbývá 184 dní do konce roku), její limit pro daný rok činí přibližně 121 000 PLN (tedy 240 000 × 184/365).

Společnost se může registrovat k DPH dobrovolně hned od začátku. Některé obory (např. právní a daňové poradenství, vymáhání pohledávek) osvobození využít nemohou a plátcem se musí stát před prvním prodejem. Registrace k DPH je povinná i při nákupech a prodejích v rámci EU.

Sp. z o.o. je samostatná polská právnická osoba s vlastním základním kapitálem (min. 5 000 PLN). Společníci neručí za dluhy společnosti svým osobním majetkem a riziko podnikání je plně odděleno v Polsku.

Pobočka (oddział) zůstává přímou součástí české mateřské společnosti, která za veškeré závazky v Polsku ručí celým svým majetkem. Pobočka smí vykonávat pouze předmět činnosti mateřské firmy a v Polsku vede oddělené účetnictví v polštině.

Volba závisí především na míře podnikatelského rizika, daňových preferencích a plánovaném způsobu řízení přeshraničního obchodu.

Kompletní balíček založení sp. z o.o. na klíč stojí 2 000 EUR (cca 8 500 PLN) bez DPH. Cena zahrnuje veškeré právní a notářské služby (zajistíme), soudní poplatky za zápis do KRS, daň z kapitálu PCC (při vkladu 5 000 PLN), vyřízení čísla PESEL a elektronické identity, otevření bankovního účtu, zápis do CRBR i registraci k DPH.

Samotný základní kapitál (min. 5 000 PLN) není nákladem a zůstává na účtu firmy pro její provoz.

Zápis do KRS trvá zpravidla 7 až 21 pracovních dní. Následná registrace k polské DPH trvá obvykle 2 až 4 týdny.

Ano. Každá polská sp. z o.o. musí mít oficiální sídlo a adresu na území Polska, která se zapisuje do rejstříku KRS a kam je doručována úřední korespondence.

Může se jednat o vlastní či pronajatou kancelář, sklad nebo prověřenou adresu poskytovatele administrativního zázemí (tzv. virtuální sídlo). Pokud v Polsku vlastní zázemí nemáte, bezpečné virtuální sídlo včetně příjmu a přeposílání pošty vám spolehlivě zajistíme.